TEORIAS ARCHIVISTICAS

                                                      MEDICIÓN DE ARCHIVOS

Metrología es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de pesas y medidas. Atendiendo este propósito ha regulado lo correspondiente a volumen, longitud, masa, área, temperatura, fuerza ,energía, velocidad, aceleración, potencia, etc. En el caso de los archivos que tiene características especiales, existían solo algunas referencias aisladas por parte de documentalistas que referían a la posibilidad de tomar la longitud, el área ocupada o el volumen de los papeles, sin que la ciencia en mención hubiese hecho aporte significativo.

IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO

La importancia de un archivo se mide principalmente por el valor de la información que contiene: sea histórica, científica, cultural, administrativa, legal, etc.; sin embargo este parámetro es subjetivo, por lo que se hace necesario acudir a otros de tipo cuantitativo. Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son fácilmente medibles, siempre y cuando se establezcan claramente los parámetros y metodología para hacerlo, que es el objetivo de la Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.

¿CONOCER EL TAMAÑO DE UN ARCHIVO SIRVE PARA?

Conocer el tamaño de un archivo sirve para:

a) Planificar tareas archivistas como organización, selección, clasificación, restauración, micro filmación, digitalización, descripción, etc.

b) Diseñar espacios físicos para archivos teniendo en cuenta el crecimiento, peso y volumen documental.

c) Presentar informes. 

d) Transferir documentación.

La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de medición y orientada únicamente la documentación que se encuentra en soporte papel. La metodología seguida fue la medición física de diferentes archivos y promediar los resultados. La Norma Técnica de medición de archivos se puede aplicar a todo archivo que contenga documentación con soporte en papel y preferiblemente con formatos carta y/o oficio. Es importante tener en cuenta que de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas de campo de la Norma, la medición puede variar en un 10% por encima o por debajo con respecto a la cifra real. Contempla las mediciones: por folios, en metros lineales y en metros cúbicos; establece equivalencias entre las formas de medición y otros parámetros como metros cuadrados y peso. La primera y más evidente forma de medir el tamaño de un archivo es conocer la cantidad de folios que lo conforman, sin embargo cuando el volumen es grande es dispendioso contar uno a uno cada papel, por ello es necesario acudir a otros métodos con los que se puede relacionar. En algunos casos se utiliza la palabra; documento; pero no es aconsejable debido a que puede presentar confusión cuando esta palabra se usa para significar expediente. El segundo sistema de medición es por metros lineales en el cual se toma la medida con la documentación puesta de canto o filo, universalmente es la más aceptada dada su precisión y facilidad para obtenerla siempre y cuando el archivo esté dispuesto en estantería; por lo general esta viene fabricada de tal manera que cada bandeja corresponde a un metro lineal de documentos. La cantidad folios, documentos u hojas que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el calibre o gramaje del papel, no es lo mismo un metro lineal de documentos en papel de 75 gramos que otro con papel de 60 gramos ya que habrá mayor cantidad de folios en el segundo dado que estos ocupan menos espacio. En la Norma se relacionan algunos de los más comunes gramajes de papel, con la cantidad promedio de folios por metro. En el caso de que el archivo a medir posea condiciones especiales, por ejemplo documentos de diferentes calibres y revueltos, es preferible realizar un conteo para un metro lineal y así establecer el promedio de manera más aproximada que la que se encuentra en la norma. Otro elemento que incide sobre la cantidad de folios es el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos o tomos empastados, carpetas, etc. , ya que algunas de estas requieren de mayor espacio. Una vez determinado el número de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total aproximado de hojas que componen el archivo. No se debe olvidar que la medición en metros lineales ya da una idea del tamaño de un archivo sin necesidad de trasladarlo a folios, esto debido a que este sistema es usado en todo el mundo. La fórmula que permite hacer la conversión de metros lineales de documentación a folios es: Q = # metros x PFM Donde: Cantidad de folios# metros: Número de metros lineales PFM: Promedio de folios por metro lineal El tercer método de medición de archivos es por metros cúbicos, que es el espacio físico tridimensional ocupado por una documentación. Resulta ideal para medir archivos que se encuentran tirados en el piso, en costales o cajas de cartón. Al igual que en el caso de los metros lineales, es importante determinar el promedio de folios por metro cúbico ( PFM3 )teniendo en cuenta las variables de calibre del papel y unidad de conservación. Para esta medición se debe observar la forma volumétrica del archivo y aplicar la fórmula correspondiente. La norma se complementa con algunos de los más importantes promedios de folios por metro cúbico y con algunas fórmulas para calcular el volumen dependiendo de la forma. Un método que puede ser útil es el relacionado con área y que el espacio físico en metros cuadrados, que ocupa la documentación, es uno de los más imprecisos ya que deja de lado variables importantes como el espacio entre estantería, número de bandejas por estante, tipo de unidad de  conservación, por esto no es considerado un método de medición de archivos, sin embargo es indispensable conocerlo cuando lo que se desea es calcular áreas necesarias para almacenar documentación sin organizar o con base en una proyección de crecimiento de un archivo. Esta medición se aplica solamente a espacios destinados a depósito de documentos y no tiene en cuenta áreas destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo. Al igual que la referencia anterior, otra medida que no se considera método de medición de archivos, pero que puede servir cuando se analizan posibles lugares para almacenar documentación, es el peso de los papeles, para calcular este valor se hace uso de los coeficientes de conversión que existen en la norma.

CONCLUSIÓN

Es posible afirmar que todos los documentos son muy importantes en sus distintas fases y las personas capacitadas en archivo, han creado un mecanismo para medir los documentos de una manera un poco mas fácil. Se ha creado una norma con el objetivo de proveer tres posibilidades de medición y orientada únicamente la documentación que se encuentra en soporte papel. 

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Corresponde al estado de serie y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan los tiempos de retención de acuerdo con lo establecido por la ley a las políticas de la entidad y se determina la disposición final de Archivos.

Como por ejemplo: